ממפים את התהליך
כתבו את הדרך מהפנייה הראשונה ועד חשבונית ששולמה: מקורות לידים, שלבים עם תנאי יציאה, העברות בין צוותים וחריגים. מפת תהליך טובה נכנסת בעמוד אחד.
מנקים את הנתונים
- בחרו מקור אמת אחד לכל שדה.
- שמרו מספרי טלפון בפורמט אחד (+972…).
- הסירו כפילויות לפני הייבוא, לא אחריו.
- תעדו הסכמה לדיוור ומאיפה היא הגיעה.
מפרטים את האינטגרציות
לכל אינטגרציה, בין אם WhatsApp, טפסי אתר, הנהלת חשבונות או ERP, או מייל ויומן, כתבו מה מפעיל אותה, לאיזה כיוון זורם המידע, אילו שדות עוברים ומה קורה כשהיא נכשלת.
מתכננים הרשאות, דוחות והטמעה
- החליטו מי רואה אילו לקוחות, והגבילו ייצוא לתפקידים מעטים.
- פרטו את הדוחות שההנהלה קוראת כל שבוע, ואז את השדות שהדוחות האלה צריכים.
- הטמיעו בשלבים: רשומות ליבה לצוות אחד, אחר כך אינטגרציות, ואז אוטומציה ודוחות.